Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Zmluvné strany

Prevádzkovateľ: zákazník, ktorý MoveMyFile používa na podnikanie, školu, spolok alebo iné nie čisto súkromné účely (ďalej „zákazník“).

Sprostredkovateľ: HSE Support Germany s.r.o., Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, Česká republika, C 152831 vedená na Krajskom súde v Brne, IČO 29772745, zastúpená konateľkou Renata Havlíková (ďalej „MoveMyFile“). Kontakt pre ochranu údajov: support@movemyfile.eu.

§ 1 Predmet a trvanie

MoveMyFile spracúva osobné údaje pre zákazníka, aby mu podľa podmienok používania poskytoval službu MoveMyFile: ukladanie, posielanie a zdieľanie súborov a fotiek, zoznamy príjemcov, žiadosti o nahranie, prenosy medzi vlastnými zariadeniami, tímy a súvisiace upozornenia.

Zmluva platí, kým zákazník MoveMyFile používa, a končí zmazaním účtu alebo tímu. Povinnosti k výmazu, mlčanlivosti a preukázaniu trvajú aj potom.

§ 2 Povaha, účel, údaje a dotknuté osoby

Povaha a účel: hosting, ukladanie, odovzdanie príjemcom, ktorých zvolí zákazník, vytváranie náhľadov fotiek, protokolovanie prístupov, odosielanie e-mailov a upozornení.

Druhy údajov: obsah nahraných súborov (môže obsahovať akékoľvek osobné údaje, ktoré zákazník nahrá), názvy a údaje o súboroch, údaje účtu (meno, e-mail), údaje príjemcov a zoznamov (meno, e-mail), komentáre a poznámky, protokoly prístupov a zariadení (čas, názov zariadenia, krajina a mesto pripojenia).

Dotknuté osoby: používatelia zákazníka (zamestnanci, členovia, učitelia), príjemcovia súborov a odkazov, ľudia, ktorí posielajú súbory alebo sa prihlasujú cez žiadosti o nahranie či QR kódy, a ľudia zobrazení alebo uvedení v súboroch.

Osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR) MoveMyFile cielene nespracúva. Ak ich zákazník nahrá, zodpovedá za zákonnosť; opatrenia podľa prílohy 2 chránia všetok obsah rovnako.

§ 3 Pokyny

MoveMyFile spracúva údaje len na základe zdokumentovaných pokynov zákazníka. Pokyny určuje táto zmluva, podmienky používania a nastavenia, ktoré zákazník urobí v aplikácii (napr. zdieľania, platnosť, mazanie). Ďalšie pokyny dáva zákazník v textovej podobe na support@movemyfile.eu.

Ak MoveMyFile usúdi, že pokyn porušuje predpisy o ochrane údajov, bez odkladu na to zákazníka upozorní a môže jeho vykonanie do vyjasnenia pozastaviť.

Na vlastné účely MoveMyFile údaje nespracúva; nepredáva ich, nezobrazuje reklamy a nepoužíva obsah na trénovanie modelov umelej inteligencie. Výnimkou je len povinnosť podľa práva EÚ alebo členského štátu; o nej MoveMyFile zákazníka vopred informuje, ak to právo nezakazuje.

§ 4 Mlčanlivosť

MoveMyFile zapája len osoby zaviazané k mlčanlivosti alebo viazané zákonnou povinnosťou mlčanlivosti. Prístup je obmedzený na to, čo vyžaduje prevádzka.

§ 5 Bezpečnosť spracúvania

MoveMyFile prijíma technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR opísané v prílohe 2. Opatrenia sa môžu vyvíjať, ak úroveň ochrany neklesne; podstatné zmeny sa dokumentujú a zverejňujú na stránke prílohy 2.

§ 6 Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník udeľuje všeobecné povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov uvedených v prílohe 3. MoveMyFile s každým uzatvára zmluvu zabezpečujúcu aspoň úroveň ochrany tejto zmluvy.

O zamýšľaných zmenách MoveMyFile informuje najmenej 30 dní vopred e-mailom registrovaným zákazníkom a na stránke prílohy 3. Zákazník môže z dôležitého dôvodu ochrany údajov namietať; ak sa nenájde riešenie, môže zmluvu vypovedať pred účinnosťou zmeny.

Prenos do tretích krajín len za podmienok čl. 44 a nasl. GDPR (napr. rozhodnutie o primeranosti, rámec EÚ–USA, štandardné zmluvné doložky). Súbory sú v úložisku viazanom na jurisdikciu EÚ, databáza vo Frankfurte nad Mohanom.

§ 7 Súčinnosť

MoveMyFile pomáha zákazníkovi plniť práva dotknutých osôb (čl. 15–22 GDPR). Mnohé zákazník zvládne sám v aplikácii: stiahnuť a zmazať súbory, ukončiť zdieľanie, odobrať ľudí zo zoznamov, zmazať účet. Žiadosti dotknutých osôb, ktoré prídu MoveMyFile, odovzdá bez odkladu zákazníkovi.

MoveMyFile tiež pomáha s posúdením vplyvu na ochranu údajov a konzultáciami s dozorným orgánom v rozsahu informácií, ktoré má k dispozícii.

§ 8 Porušenie ochrany osobných údajov

MoveMyFile oznámi zákazníkovi porušenie ochrany osobných údajov bez zbytočného odkladu, spravidla do 48 hodín od zistenia, na uloženú e-mailovú adresu. Oznámenie obsahuje, ak sú známe, povahu porušenia, dotknuté údaje a osoby, pravdepodobné dôsledky a prijaté opatrenia; chýbajúce údaje doplní.

MoveMyFile bezodkladne prijme opatrenia na zabezpečenie údajov a zmiernenie možných nepriaznivých dôsledkov a pomôže zákazníkovi s povinnosťami podľa čl. 33 a 34 GDPR.

§ 9 Výmaz a vrátenie

Zákazník môže svoje súbory kedykoľvek sám stiahnuť (jednotlivo alebo ako ZIP) a zmazať. Zmazaním účtu alebo tímu sa súbory a osobné údaje okamžite vymažú; zálohy databázy sa prepíšu približne do 7 dní.

Výnimkou sú údaje, ktoré musí MoveMyFile uchovávať zo zákona, a doklady potrebné na preukázanie riadneho spracúvania (napr. záznamy o nahlásení nezákonného obsahu).

§ 10 Preukazovanie a kontroly

MoveMyFile poskytne zákazníkovi informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností: túto zmluvu, prílohy 2 a 3, výsledky nezávislých testov (stránka Bezpečnosť) a na požiadanie vyplnené bezpečnostné dotazníky a informácie.

Zákazník alebo ním poverený audítor viazaný mlčanlivosťou môže vykonať kontrolu, spravidla raz ročne, ohlásenú najmenej 30 dní vopred, v pracovnom čase a bez narušenia prevádzky; po porušení ochrany aj v kratšej lehote. Keďže MoveMyFile neprevádzkuje vlastné dátové centrá, kontrolujú sa dátové centrá prostredníctvom certifikátov a správ poskytovateľov (príloha 3).

§ 11 Zodpovednosť

Zodpovednosť sa riadi čl. 82 GDPR; inak platia pravidlá zodpovednosti z podmienok používania alebo individuálnej zmluvy.

§ 12 Záverečné ustanovenia

Zmluva sa uzatvára prijatím podmienok používania pri firemnom používaní; postačuje textová forma (čl. 28 ods. 9 GDPR). Na požiadanie dostane zákazník podpísané vyhotovenie.

V otázkach ochrany údajov má táto zmluva prednosť pred podmienkami používania. Zmeny oznamujeme najmenej 30 dní vopred. Ak je niektoré ustanovenie neplatné, zvyšok zmluvy platí ďalej.

Platí právo rozhodné pre podmienky používania (české právo), ak GDPR neustanovuje inak. Pre zákazníkov v Nemecku a Rakúsku je rozhodujúce nemecké znenie; preklady slúžia na informáciu.

Prílohy

• Príloha 1 — Predmet, povaha a účel, údaje a dotknuté osoby: § 2 tejto zmluvy.
• Príloha 2 — Technické a organizačné opatrenia (TOM).
• Príloha 3 — Ďalší sprostredkovatelia.