Smlouva o zpracování osobních údajů

Smluvní strany

Správce: zákazník, který MoveMyFile používá pro podnikání, školu, spolek nebo jiné ne čistě soukromé účely (dále „zákazník“).

Zpracovatel: HSE Support Germany s.r.o., Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno, Česká republika, C 152831 vedená u Krajského soudu v Brně, IČO 29772745, zastoupená jednatelkou Renata Havlíková (dále „MoveMyFile“). Kontakt pro ochranu údajů: support@movemyfile.eu.

§ 1 Předmět a doba trvání

MoveMyFile zpracovává osobní údaje pro zákazníka, aby mu podle podmínek používání poskytoval službu MoveMyFile: ukládání, posílání a sdílení souborů a fotek, seznamy příjemců, žádosti o nahrání, přenosy mezi vlastními zařízeními, týmy a související upozornění.

Smlouva platí, dokud zákazník MoveMyFile používá, a končí smazáním účtu nebo týmu. Povinnosti k výmazu, mlčenlivosti a doložení trvají i poté.

§ 2 Povaha, účel, údaje a subjekty údajů

Povaha a účel: hosting, ukládání, předání příjemcům, které zvolí zákazník, vytváření náhledů fotek, protokolování přístupů, odesílání e-mailů a upozornění.

Druhy údajů: obsah nahraných souborů (může obsahovat jakékoli osobní údaje, které zákazník nahraje), názvy a údaje o souborech, údaje účtu (jméno, e-mail), údaje příjemců a seznamů (jméno, e-mail), komentáře a poznámky, protokoly přístupů a zařízení (čas, název zařízení, země a město připojení).

Subjekty údajů: uživatelé zákazníka (zaměstnanci, členové, učitelé), příjemci souborů a odkazů, lidé, kteří posílají soubory nebo se přihlašují přes žádosti o nahrání či QR kódy, a lidé zobrazení nebo uvedení v souborech.

Zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR) MoveMyFile cíleně nezpracovává. Nahraje-li je zákazník, odpovídá za zákonnost; opatření podle přílohy 2 chrání veškerý obsah stejně.

§ 3 Pokyny

MoveMyFile zpracovává údaje jen na základě doložených pokynů zákazníka. Pokyny určuje tato smlouva, podmínky používání a nastavení, která zákazník provede v aplikaci (např. sdílení, platnost, mazání). Další pokyny zákazník dává v textové podobě na support@movemyfile.eu.

Pokud MoveMyFile usoudí, že pokyn porušuje předpisy o ochraně údajů, bez odkladu na to zákazníka upozorní a může jeho provedení do vyjasnění pozastavit.

Pro vlastní účely MoveMyFile údaje nezpracovává; neprodává je, nezobrazuje reklamy a nepoužívá obsah k trénování modelů umělé inteligence. Výjimkou je jen povinnost podle práva EU nebo členského státu; o ní MoveMyFile zákazníka předem informuje, pokud to právo nezakazuje.

§ 4 Mlčenlivost

MoveMyFile zapojuje jen osoby zavázané k mlčenlivosti nebo vázané zákonnou povinností mlčenlivosti. Přístup je omezen na to, co vyžaduje provoz.

§ 5 Zabezpečení zpracování

MoveMyFile přijímá technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR popsaná v příloze 2. Opatření se mohou vyvíjet, pokud úroveň ochrany neklesne; podstatné změny se dokumentují a zveřejňují na stránce přílohy 2.

§ 6 Další zpracovatelé

Zákazník uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů uvedených v příloze 3. MoveMyFile s každým uzavírá smlouvu zajišťující alespoň úroveň ochrany této smlouvy.

O zamýšlených změnách MoveMyFile informuje nejméně 30 dní předem e-mailem registrovaným zákazníkům a na stránce přílohy 3. Zákazník může z důležitého důvodu ochrany údajů vznést námitku; nenajde-li se řešení, může smlouvu vypovědět před účinností změny.

Předání do třetích zemí jen za podmínek čl. 44 a násl. GDPR (např. rozhodnutí o odpovídající ochraně, rámec EU–USA, standardní smluvní doložky). Soubory jsou v úložišti vázaném na jurisdikci EU, databáze ve Frankfurtu nad Mohanem.

§ 7 Součinnost

MoveMyFile pomáhá zákazníkovi plnit práva subjektů údajů (čl. 15–22 GDPR). Mnohé zákazník zvládne sám v aplikaci: stáhnout a smazat soubory, ukončit sdílení, odebrat lidi ze seznamů, smazat účet. Žádosti subjektů, které dojdou MoveMyFile, předá bez odkladu zákazníkovi.

MoveMyFile také pomáhá s posouzením vlivu na ochranu údajů a konzultacemi s dozorovým úřadem v rozsahu informací, které má k dispozici.

§ 8 Porušení zabezpečení osobních údajů

MoveMyFile oznámí zákazníkovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, zpravidla do 48 hodin od zjištění, na uloženou e-mailovou adresu. Oznámení obsahuje, pokud jsou známy, povahu porušení, dotčené údaje a osoby, pravděpodobné důsledky a přijatá opatření; chybějící údaje doplní.

MoveMyFile neprodleně přijme opatření k zabezpečení údajů a zmírnění možných nepříznivých dopadů a pomůže zákazníkovi s povinnostmi podle čl. 33 a 34 GDPR.

§ 9 Výmaz a vrácení

Zákazník může své soubory kdykoli sám stáhnout (jednotlivě nebo jako ZIP) a smazat. Smazáním účtu nebo týmu se soubory a osobní údaje okamžitě vymažou; zálohy databáze se přepíší zhruba do 7 dnů.

Výjimkou jsou údaje, které musí MoveMyFile uchovávat ze zákona, a doklady potřebné k prokázání řádného zpracování (např. záznamy o hlášení nezákonného obsahu).

§ 10 Doložení a kontroly

MoveMyFile poskytne zákazníkovi informace potřebné k doložení plnění povinností: tuto smlouvu, přílohy 2 a 3, výsledky nezávislých testů (stránka Bezpečnost) a na požádání vyplněné bezpečnostní dotazníky a informace.

Zákazník nebo jím pověřený auditor vázaný mlčenlivostí může provést kontrolu, zpravidla jednou ročně, ohlášenou nejméně 30 dní předem, v pracovní době a bez narušení provozu; po porušení zabezpečení i v kratší lhůtě. Protože MoveMyFile neprovozuje vlastní datová centra, kontrolují se datová centra prostřednictvím certifikátů a zpráv poskytovatelů (příloha 3).

§ 11 Odpovědnost

Odpovědnost se řídí čl. 82 GDPR; jinak platí pravidla odpovědnosti z podmínek používání nebo individuální smlouvy.

§ 12 Závěrečná ustanovení

Smlouva se uzavírá přijetím podmínek používání při firemním používání; postačuje textová forma (čl. 28 odst. 9 GDPR). Na požádání obdrží zákazník podepsané vyhotovení.

V otázkách ochrany údajů má tato smlouva přednost před podmínkami používání. Změny oznamujeme nejméně 30 dní předem. Je-li některé ustanovení neplatné, zbytek smlouvy platí dál.

Platí právo rozhodné pro podmínky používání (české právo), pokud GDPR nestanoví jinak. Pro zákazníky v Německu a Rakousku je rozhodující německé znění; překlady slouží pro informaci.

Přílohy

• Příloha 1 — Předmět, povaha a účel, údaje a subjekty: § 2 této smlouvy.
• Příloha 2 — Technická a organizační opatření (TOM).
• Příloha 3 — Další zpracovatelé.